Praxisfall · IT-Dienstleister
Ein Microsoft-Dienstleister mit Standorten in Bern und Zürich setzt Frontier Engine täglich in Projektsteuerung, Finanzen und Vertrieb ein. Was früher am Montag zusammengetragen wurde, liegt heute um acht Uhr im Teams-Kanal – mit Dingen, die vorher niemand gesehen hat.
Ausgangslage
Stunden und Budgets lagen in MOCO, Abmachungen in Outlook und Teams, Ausschreibungen auf SIMAP. Den Wochenstatus setzte die Geschäftsleitung am Montagmorgen von Hand zusammen – und sah nur, was gebucht war, nicht was schon verplant war.
Lösung
Paul liest über Nacht Budget, gebuchte und verplante Stunden aus MOCO. Sophie rechnet am Monatsersten die Rentabilität pro Projekt. Alex prüft jeden Morgen neue SIMAP-Ausschreibungen. Sandra bündelt daraus die Punkte, die eine Entscheidung brauchen.
Ergebnis
Der Montagsbericht liegt um 08:00 im Teams-Kanal. Kippende Projekte fallen auf, bevor das Budget weg ist – wie das Projekt mit 337 h Restbudget, von denen 112 h längst verplant waren.
Reststunden sagen alles. Ein laufendes Projekt stand bei 10 % Fortschritt – laut Controlling kein Grund zur Sorge. Erst der Blick auf die echten Reststunden zeigte, was wirklich los war.
Reststunden-Radar
337 h Restbudget laut Controlling
Wer nach «337 h übrig» plant, verplant ein Drittel doppelt. Paul, der Projektsteuerungs-Agent, liest diese Zahlen jeden Montag aus der Zeiterfassung und meldet im Teams-Kanal, welches Projekt kippt – bevor das Budget aufgebraucht ist.
Pro Projekt drei Zahlen statt einer: Restbudget, bereits verplante Stunden und wirklich noch freie Stunden. Dazu der Trend seit letzter Woche und ein Hinweis, wenn ein Nachtrag naheliegt.
Der Bericht verlinkt jede Zahl auf ihre Quelle in der Zeiterfassung. Wer mehr wissen will, fragt Paul direkt im Teams-Chat.
Den Bericht live sehenNiemand startet etwas von Hand. Die Abläufe laufen als Routinen, das Team liest nur noch das Ergebnis.
Budgetstand, gebuchte und bereits verplante Stunden pro Projekt aus MOCO.
Neue Ausschreibungen mit Frist, Eignung und Zuschlagskriterien, die passenden landen mit Go/No-Go-Vorschlag im Vertriebskanal.
Aus allen Meldungen werden die drei Punkte, die diese Woche eine Entscheidung brauchen.
Im Teams-Kanal der Geschäftsleitung, mit Links auf die Quellen. Fragen dazu gehen direkt an den Agenten im Chat.
Jeder Agent hat eine klare Rolle, eigene Werkzeuge und nur die Rechte, die er dafür braucht.
Head of PMO
Liest MOCO und meldet kippende Projekte mit Reststunden.
Finance
Rechnet am Monatsersten Budget gegen geleistete und verplante Stunden.
Sales
Prüft SIMAP und bereitet die Go/No-Go-Entscheidung vor.
CEO & Orchestratorin
Bündelt die Meldungen zu den Punkten, die eine Entscheidung brauchen.
Praxisfall · IT-Dienstleister.
Ja. Die Firma bleibt anonym. Die Abläufe und die Zahlen im Reststunden-Beispiel stammen aus dem laufenden Betrieb; in einem Termin zeigen wir sie live.
Nein. MOCO ist hier die Zeiterfassung. Andere Systeme binden wir über eine Integration oder einen Export an.
Schrittweise: zuerst ein Ablauf, der jede Woche wiederkommt, dann die nächsten. Die Routinen wurden laufend verfeinert, zum Beispiel um die verplanten Stunden.
30 Minuten am Bildschirm, mit einem Ablauf aus eurem Alltag. Danach wisst ihr, ob es passt.